lönehanteringsprogram i Sverige

Lönehanteringsfunktioner – Sverige

Arbetsgivardeklaration (AGI)

Mercans löneprogramvara erbjuder robusta funktioner anpassade för svenska lönehanteringsbehov, inklusive stöd för arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI). Programvaran hjälper arbetsgivare att hantera den månatliga rapporteringen av ersättning, skattepliktiga förmåner, avdragen preliminär skatt och arbetsgivaravgifter i linje med Skatteverkets rapporteringskrav.

Vad är en arbetsgivardeklaration (AGI)?

Om du är registrerad som arbetsgivare i Sverige ska du i regel lämna en arbetsgivardeklaration för varje redovisningsperiod. Deklarationen används för att redovisa utbetald ersättning, skattepliktiga förmåner, avdragen skatt och arbetsgivaravgifter på både arbetsgivar- och individnivå.

Vem måste lämna in arbetsgivardeklarationer?

Skapande av bankfiler för löneutbetalningar

Vår programvara underlättar framtagandet av de bankfiler som krävs av svenska banker för löneutbetalningar. Den kan stödja flera bankspecifika lönefilformat som används i Sverige, inklusive XML-baserade ISO 20022-strukturer där detta krävs av kundens bankupplägg.

• Stöd för bankspecifika filer: Stöd för lönefiler i linje med kraven hos deltagande svenska banker, beroende på projektomfattning och bankspecifikationer.
• SEB-format: Kan konfigureras för att stödja lönefilkrav som används av SEB.
• ISO 20022 XML: Stöd för moderna XML-baserade betalningsstrukturer där den relevanta banken eller kundprocessen använder detta.

Kollektivavtal

Mercans lönehanteringsprogram är förberedd för att hantera löneberäkningar i linje med olika kollektivavtal:

• Automatiska beräkningar: Kan konfigureras för att tillgodose olika löneskalor, bonusar och ersättningar enligt kollektivavtal.
• Stöd för regelefterlevnad: Inkluderar funktioner för att hantera villkor som skifttillägg, övertid och andra ersättningskomponenter enligt tillämpliga avtal.
• Rapportering: Skapar nödvändiga rapporter och dokumentation för att hjälpa arbetsgivare att administrera kollektivavtalsrelaterade lönekrav.

Rapportering till Försäkringskassan och stöd för sjuklön

Vår programvara erbjuder verktyg som stödjer löneprocesser kopplade till svensk socialförsäkringsadministration, inklusive arbetsgivarens hantering av sjuklön och relaterade rapporteringsflöden. Viktiga funktioner inkluderar:

• Stöd för sjuklön: Stödjer lönehantering av arbetsgivarbetald sjuklön under den lagstadgade sjuklöneperioden.
• Arbetsgivarrapportering: Hjälper arbetsgivare att hantera löneuppgifter som behövs när sjukdom ska anmälas till Försäkringskassan efter den inledande arbetsgivarperioden.
• Stöd för regelefterlevnad: Hjälper företag med löneadministration kopplad till socialförsäkringsflöden och arbetsgivarens rapporteringsskyldigheter.

Arbetsgivarintyg

Vår programvara stöder export av data i format som är kompatibla med Arbetsgivarintyg.nu. Den innehåller funktioner som kan hjälpa arbetsgivare att ta fram de uppgifter som behövs för arbetsgivarintyg och relaterade inskickningsflöden.

Bilförmånsberäkning

Mercans lönehanteringsprogram stöder bilförmånsberäkning som en del av löneprocessen och hjälper arbetsgivare att redovisa skattepliktiga bilförmåner och relaterade lönevärden korrekt enligt svenska skatteregler.

LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade)

Vår programvara innehåller specialfunktioner för hantering av LSS-relaterad löneadministration och rapporteringsbehov. Den kan stödja organisationer som behöver löneprocesser anpassade till kommunala finansieringsmodeller, verksamhetsregler och dokumentationskrav inom LSS.

SINK-skatt (särskild inkomstskatt för utlänningar)

Mercans löneprogram stöder administration av SINK för personer som är berättigade till beskattning enligt dessa regler vid arbete i Sverige. Programvaran kan hjälpa arbetsgivare att hantera lönebearbetning och rapportering där SINK är tillämpligt för utländska anställda eller konsulter.

Bygglösen

Vår mjukvara kan stödja kundspecifika integrationer för byggsektorns löne- och personalprocesser, inklusive datautbyte med relevanta tredjepartssystem där gränssnitt och projektomfattning medger detta. Det hjälper arbetsgivare att hantera branschspecifik löneadministration och operativa krav mer effektivt.

Fackliga avgifter

Mercans löneprogramvara hanterar avdrag för fackliga avgifter enligt arbetsgivarens regler och tillämpliga avtal. Den innehåller verktyg för att granska och uppdatera avdragsinställningar, föra korrekta register över avdrag och betalningar samt stödja löpande löneadministrativa krav.

OB-tillägg (ersättning för övertid och obekväm arbetstid)

Programvaran hanterar övertid och ersättning för obekväm arbetstid (OB-tillägg) genom att noggrant hantera olika OB-nivåer och regler. Den kan konfigureras för att spegla förändringar i kollektivavtal och arbetsgivarpolicyer och stödjer därmed korrekt beräkning av lönetillägg för obekväm arbetstid.

Semesteravtal

Mercans löneprogramvara följer semesterintjänande och stödjer semesteradministration i linje med svenska arbetsrättsliga regler och tillämpliga kollektivavtal. Den hjälper arbetsgivare att hantera ledigheter, saldon och relaterad lönebearbetning på ett effektivt sätt.

Preliminärskatt

• Vårt lönesystem stöder avdrag av preliminär skatt och de månatliga rapporteringsskyldigheter som hör ihop med arbetsgivardeklarationen i Sverige. Det hjälper arbetsgivare att hantera lön, förmåner, skatteavdrag och rapportering av arbetsgivaravgifter till Skatteverket.
• Utforska hur Mercans löneprogram kan förbättra din lönehantering och stödja regelefterlevnad enligt svenska lönekrav.

Lönerapportering

Mercans lönehanteringsprogram förenklar upprättandet av viktiga rapporter och statistik och ser till att du har den information du behöver till hands. Utöver de standardrapporter som är typiska för lönehanteringssystem och externa rapporteringskrav för enheter som Fora, fackföreningar och pensions- eller försäkringsgivare, erbjuder vår programvara anpassningsbara alternativ. Det gör att du kan skräddarsy rapporter och uppföljning för att passa dina specifika behov, förbättra effektiviteten och effektivisera dina lönehanteringsfunktioner.

Fora-pension – Försäkrings- och arbetsmarknadsavtal)

Mercans lönehanteringsprogram ger starkt stöd för att hantera Fora-relaterad administration och hjälper arbetsgivare att hantera rapportering och löneuppgifter kopplade till kollektivavtalade försäkringar och tjänstepensionslösningar i Sverige.

• Automatiserade bidrag: Vår programvara kan automatisera beräkning och avdrag av Fora-relaterade avgifter och relaterade lönevärden, vilket minskar manuellt arbete och minimerar fel.
• Hantering av regelefterlevnad: Att navigera svenska krav på personalförmåner och tjänstepension kan vara komplext. Mercans lönehanteringsprogram hjälper arbetsgivare att upprätthålla korrekta rapporteringsprocesser och löneunderlag.
• Dataintegration: Programvaran kan stödja strukturerat datautbyte för Fora-relaterade rapporteringsflöden och bidra till att minska manuell datainmatning och potentiella fel.
• Rapportering och avstämning: Mercans lönehanteringsprogram genererar rapporter om löner, förmåner och avgifter för att stödja avstämning och månatliga eller periodiska rapporteringskrav.

Implementering av lönehantering

Mercans standardprocess för implementering av löner för Sverige är noggrant utformad för att säkerställa en sömlös övergång till vårt lönesystem. Skräddarsytt för att möta varje kunds specifika behov innebär vårt tillvägagångssätt att anpassa tidslinjer och leveranser baserat på faktorer som komplexitet, datatillgänglighet och antalet parallella körningar som krävs. Här är en översikt över de viktigaste stegen i vår implementeringsprocess:

Planering av implementering

• Tilldela projektresurser och definiera roller.
• Håll ett kick-off-möte för att beskriva mål och bekräfta projektets omfattning.
• Utveckla ett detaljerat genomförandeschema och -plan.
  Dela ut ett välkomstpaket med projektinformation och viktiga kontakter.
• Schemalägg veckovisa uppdateringssamtal eller e-postmeddelanden för att följa upp genomförandet.
• Få godkännande av projektets omfattning.

Sammanställning av krav

• Genomför workshops för att förstå och dokumentera kundens behov.
• Slutför affärskartläggning för detaljerade krav och utför en gapanalys.
• Definiera och dokumentera alla nödvändiga anpassningar.
• Få godkännande av kraven för att säkerställa att de överensstämmer med kundens förväntningar.
• Upprätta en fullständig förteckning över specifika krav för lönehanteringen.

Systemkonfiguration

• Konfigurera systemet enligt svenska lönehanteringskrav.
• Anpassa katalogen över lönetyper för relevanta lönekomponenter.
• Ställ in datakataloger och gränssnitt för smidig dataintegration.
• Anpassa rapporter för att motsvara svenska myndighetsstandarder.
• Implementera funktioner för Självbetjäning för anställda (ESS) och Självbetjäning för chefer (MSS).

Datamigrering

• Migrera huvuddata för anställda och lönehantering, med säkerställande av noggrannheten.
• Få godkännande av migrerade data för att bekräfta riktigheten.
• Verifiera dataintegritet och fullständighet innan efterföljande steg genomförs.

Testkörning av lönehantering

• Utför simulerad lönehantering för att validera systemkonfigurationer.
• Genomför parallella körningar med befintliga system och få godkännande av testkörningarna.
• Utför tester av hela kedjan och användaracceptanstestning (UAT), lös eventuella problem.

Övergång av lönehantering och godkännande

• Utveckla en övergångsplan för driftsättningsfasen och genomför användarutbildning.
• Implementera en plan för ytterst omsorgsfull support efter driftsättning, inklusive en eskaleringsplan för kritiska frågor.
• Upprätta en reservplan för potentiella störningar och fyll i en driftsättnings-checklista för slutgodkännande.

Lönerapporter – standardmässiga, lagstadgade och helårsrapporter

På Mercans Sverige förstår vi den avgörande roll som omfattande lönerapportering spelar för effektiv företagsledning. Vårt lönehanteringsprogram är utformat för att ge dig ett omfattande utbud av rapporter, så att du enkelt kan hantera och analysera dina löneuppgifter. Från standardsammanfattningar av lön till lagstadgade efterlevnadsrapporter och helårsrapporter, levererar vårt system korrekt och aktuell information anpassad för att möta dina rapporteringsbehov. Med Mercans kan du effektivisera dina rapporteringsprocesser och stödja efterlevnad av tillämpliga myndighetskrav. Utforska våra robusta rapporteringsfunktioner för att förbättra din lönehantering och stödja välgrundat beslutsfattande.

Fördelar med lönehanteringsprogram

Mercans Sverige levererar en robust lönehanteringslösning utformad för att effektivisera löneadministrationen och förbättra HR-processerna. Vår programvara erbjuder en rad fördelar för att förbättra effektiviteten och noggrannheten i din organisation: