lönehanteringsprogram i Sverige

Lönehanteringsfunktioner – Sverige

Arbetsgivardeklaration (AGI)

Mercans löneprogramvara erbjuder robusta funktioner anpassade för svenska lönehanteringsbehov, inklusive omfattande stöd för arbetsgivardeklarationen (AGI). Helt i enlighet med Skatteverkets föreskrifter säkerställer vår programvara korrekt rapportering av ersättning, skatter och arbetsgivaravgifter i rätt tid.

Vad är en arbetsgivardeklaration (AGI)?

Om du är registrerad som arbetsgivare i Sverige måste du anmäla betald ersättning, avdragen skatt och arbetsgivaravgifter genom en arbetsgivardeklaration för varje redovisningsperiod (månadsvis för löneutbetalningar).

Vem måste lämna in arbetsgivardeklarationer?

Skapande av bankfiler för löneutbetalningar

Vår programvara underlättar framtagandet av de bankfiler som krävs av svenska banker för löneutbetalningar. Den stöder flera format som ofta används av svenska arbetsgivare:

• SWEDBANK-format: Överensstämmer med det format som Swedbank anger för lönetransaktioner.
• SEB-format: Uppfyller de formatkrav som SEB ställer.
• Filformatstandard: Följer vanligtvis standarder som fastställts av Svenska Bankföreningen, ofta i XML-format “ISO 20022” eller en bankspecifik variant.

Kollektivavtal

Mercans lönehanteringsprogram är förberedd för att hantera löneberäkningar i linje med olika kollektivavtal:

• Automatiska beräkningar: Kan konfigureras för att tillgodose olika löneskalor, bonusar och ersättningar enligt kollektivavtal.
• Regelefterlevnad: Inkluderar moduler för att hantera specifika villkor som minimilönenivåer, olika skift och övertidsersättningar.
• Rapportering: Skapar nödvändiga rapporter och dokumentation för att säkerställa att kollektivavtal och arbetsmarknadslagar följs.

FOS – Försäkringskassans omställningsstudiestöd

Vår programvara ger robusta verktyg för att hantera löner och ekonomiskt stöd, inklusive integration med Försäkringskassan för hantering av omställningsstudiestöd. Viktiga funktioner inkluderar:

• Integration: Ansluter till Försäkringskassan för att effektivt hantera krav på omställningsstudiestöd.
• Lönehantering: Stöder lönehantering och rapportering i samband med omställningsstudiestöd.
• Regelefterlevnad: Säkerställer efterlevnad av Försäkringskassans regler, vilket hjälper företag att navigera ekonomiskt stöd under ekonomiska omställningar eller kriser.

Arbetsgivarintyg

Vår programvara stöder export av data i format som är kompatibla med Arbetsgivarintyg.nu. Den har funktioner för att skapa och skicka arbetsgivarintyg direkt genom systemet.

Bilförmånsberäkning

Mercans lönehanteringsprogram integrerar bilförmånsberäkning i löneprocessen, vilket säkerställer korrekt efterlevnad av svenska skatteregler. Denna funktion är avgörande för anställda med tjänstebilar, eftersom förmånen är beskattad och kräver exakt beräkning.

LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade)

Vår programvara innehåller specialfunktioner för hantering av LSS-relaterad lön och regelefterlevnad. Den stöder integration med kommunala finansieringssystem och säkerställer korrekt rapportering om regelefterlevnad. LSS-modulen hjälper organisationer att effektivt hantera kraven i LSS-lagen, som ger stöd till personer med funktionsnedsättning, genom att effektivt hantera löneprocesser och efterlevnadsbehov.

SINK-skatt (särskild inkomstskatt för utlänningar)

Mercans löneprogram förenklar hanteringen av SINK-skatt, som är en särskild inkomstskatt för utlänningar i Sverige. Programvaran ger robusta funktioner för beräkning och rapportering av SINK-skatt, säkerställer efterlevnad av svenska skatteregler och underlättar hanteringen av löner för utländska anställda eller konsulter.

Bygglösen

Vår mjukvara integreras sömlöst med Bygglösen, en digital plattform skapad för byggbranschen i Sverige. Denna integration stöder lönehantering och regelefterlevnad, inklusive hantering av arbetstillstånd och branschspecifika krav. Det erbjuder omfattande löne- och HR-lösningar skräddarsydda för att möta byggsektorns behov.

Fackliga avgifter

Mercans löneprogramvara hanterar effektivt avdrag för fackliga avgifter enligt fackförbundens krav. Den innehåller verktyg för att regelbundet granska och uppdatera strukturer för fackliga avgifter, föra korrekta register över alla avdrag och betalningar och säkerställa kontinuerlig efterlevnad av relevanta förordningar och arbetsmarknadslagar.

OB-tillägg (ersättning för övertid och obekväm arbetstid)

Programvaran hanterar övertid och ersättning för obekväm arbetstid (OB-tillägg) genom att noggrant hantera olika OB-nivåer och regler. Den granskar och uppdaterar regelbundet ersättningspolicyer för att återspegla förändringar i kollektivavtal och branschstandarder, vilket säkerställer exakt beräkning av lönetillägg för obekväm arbetstid.

Semesteravtal

Mercans löneprogramvara spårar intjänade semestrar och integreras med semesteravtalens villkor, vilket säkerställer överensstämmelse med svensk arbetsrätt och kollektivavtal. Den granskar och uppdaterar regelbundet semesteravtal för att återspegla eventuella ändringar i lagar eller företagspolicyer, och hanterar effektivt anställdas ledighet.

PAYE-skatt

• Vårt lönesystem stöder Pay As You Earn (PAYE)-skattesystem genom att hantera källskatt och skatterapportering. Det säkerställer korrekt rapportering av löner och ersättningar till Skatteverket på månadsbasis, vilket effektiviserar efterlevnad av skatteregler och rapporteringsprocesser.
• Utforska hur Mercans löneprogram kan förbättra din lönehantering och säkerställa efterlevnad av svenska regler.

Lönerapportering

Mercans lönehanteringsprogram förenklar upprättandet av viktiga rapporter och statistik och ser till att du har den information du behöver till hands. Utöver de standardrapporter som är typiska för lönehanteringssystem och externa rapporteringskrav för enheter som Fora, fackföreningar och pensionsförsäkringar, erbjuder vår programvara anpassningsbara alternativ. Det gör att du kan skräddarsy rapporter och uppföljning för att passa dina specifika behov, förbättra effektiviteten och effektivisera dina lönehanteringsfunktioner.

Fora-pension – Försäkrings- och arbetsmarknadsavtal)

Mercans lönehanteringsprogram ger robust stöd för att hantera Fora-relaterade uppgifter, säkerställer effektivitet och efterlevnad av svenska regler om personalförmåner.

• Automatiserade bidrag: Vår programvara automatiserar beräkning och avdrag för Fora-relaterade avgifter, såsom tjänstepensioner och försäkringspremier, minskar manuell ansträngning och minimerar fel.
• Hantering av regelefterlevnad: Att navigera svenska regler om ersättningar till anställda och pensioner kan vara komplicerat. Mercans lönehanteringsprogram hjälper till att upprätthålla efterlevnaden genom att hålla jämna steg med regeländringar och automatisera nödvändig rapportering.
• Dataintegration: Programvaran integreras sömlöst med Foras system, vilket underlättar smidigt datautbyte. Denna integration säkerställer att information om anställda, förmånsbidrag och andra relevanta uppgifter överförs korrekt, vilket minskar manuell datainmatning och potentiella fel.
• Rapportering och avstämning: Mercans lönehanteringsprogram genererar omfattande rapporter om ersättningar till anställda och bidrag, ger hjälp för revision och avstämning. Dessa rapporter säkerställer att den information som rapporteras till Fora är korrekt och överensstämmer med uppgifterna i lönelistan.

Implementering av lönehantering

Mercans standardprocess för implementering av löner för Sverige är noggrant utformad för att säkerställa en sömlös övergång till vårt lönesystem. Skräddarsytt för att möta varje kunds specifika behov innebär vårt tillvägagångssätt att anpassa tidslinjer och leveranser baserat på faktorer som komplexitet, datatillgänglighet och antalet parallella körningar som krävs. Här är en översikt över de viktigaste stegen i vår implementeringsprocess:

Planering av implementering

• Tilldela projektresurser och definiera roller.
• Håll ett kick-off-möte för att beskriva mål och bekräfta projektets omfattning.
• Utveckla ett detaljerat genomförandeschema och -plan.
  Dela ut ett välkomstpaket med projektinformation och viktiga kontakter.
• Schemalägg veckovisa uppdateringssamtal eller e-postmeddelanden för att följa upp genomförandet.
• Få godkännande av projektets omfattning.

Sammanställning av krav

• Genomför workshops för att förstå och dokumentera kundens behov.
• Slutför affärskartläggning för detaljerade krav och utför en gapanalys.
• Definiera och dokumentera alla nödvändiga anpassningar.
• Få godkännande av kraven för att säkerställa att de överensstämmer med kundens förväntningar.
• Upprätta en fullständig förteckning över specifika krav för lönehanteringen.

Systemkonfiguration

• Konfigurera systemet enligt Svenska lönehanteringskrav.
• Anpassa katalogen över lönetyper för relevanta lönekomponenter.
• Ställ in datakataloger och gränssnitt för smidig dataintegration.
• Anpassa rapporter för att motsvara svenska myndighetsstandarder.
• Implementera funktioner för Självbetjäning för anställda (ESS) och Självbetjäning för chefer (MSS).

Datamigrering

• Migrera huvuddata för anställda och lönehantering, med säkerställande av noggrannheten.
• Få godkännande av migrerade data för att bekräfta riktigheten.
• Verifiera dataintegritet och fullständighet innan efterföljande steg genomförs.

Testkörning av lönehantering

• Utför simulerad lönehantering för att validera systemkonfigurationer.
• Genomför parallella körningar med befintliga system och få godkännande av testkörningarna.
• Utför tester av hela kedjan och användaracceptanstestning (UAT), lös eventuella problem.

Övergång av lönehantering och godkännande

• Utveckla en övergångsplan för driftsättningsfasen och genomför användarutbildning.
• Implementera en plan för ytterst omsorgsfull support efter driftsättning, inklusive en eskaleringsplan för kritiska frågor.
• Upprätta en reservplan för potentiella störningar och fyll i en driftsättnings-checklista för slutgodkännande.

Lönerapporter – standardmässiga, lagstadgade och helårsrapporter

På Mercans Sverige förstår vi den avgörande roll som omfattande lönerapportering spelar för effektiv företagsledning. Vårt lönehanteringsprogram är utformat för att ge dig ett omfattande utbud av rapporter, så att du enkelt kan hantera och analysera dina löneuppgifter. Från standardsammanfattningar av lön till lagstadgade efterlevnadsrapporter och helårsrapporter, levererar vårt system korrekt och aktuell information anpassad för att möta dina rapporteringsbehov. Med Mercans kan du effektivisera dina rapporteringsprocesser och upprätthålla efterlevnad av alla myndighetskrav. Utforska våra robusta rapporteringsfunktioner för att förbättra din lönehantering och stödja välgrundat beslutsfattande.

Fördelar med lönehanteringsprogram

Mercans Sverige levererar en robust lönehanteringslösning utformad för att effektivisera löneadministrationen och förbättra HR-processerna. Vår programvara erbjuder en rad fördelar för att förbättra effektiviteten och noggrannheten i din organisation: