Payroll SaaS
Payroll-software in Nederland
Mercans payroll-software is een van de beste Nederlandse payroll-software, en en jouw oplossing voor efficiënt, compliant en gestroomlijnd salarisbeheer in Nederland. Onze software is met precisie ontworpen om aan de unieke behoeften van de Nederlandse payroll te voldoen en zorgt ervoor dat elk aspect van de salarisverwerking naadloos wordt afgehandeld.
Mercans payroll-software is een alles-in-één native SaaS-oplossing voor volledige, foutloze digitalisering van je salarisadministratie. Als ‘s werelds enige wereldwijde payroll SaaS die 160 landen dekt, is het niet zomaar een tool – het is een bedrijfsbrede oplossing die is ontworpen voor bedrijven van elke omvang, van afzonderlijke entiteiten tot wereldwijde conglomeraten. De schaalbare architectuur en naadloze integratie tussen modules verbeteren de gebruikerservaring met een intuïtieve interface die zowel eenvoudig als effectief is.
Wereldwijd vertrouwd
Gecertificeerd door de belastingdienst
Belastingdienst (Nederland)
Mercans payroll-software, ook erkend als een van de beste Nederlandse payroll-software, onderscheidt zich door zijn officiële certificering door de Nederlandse belastingdienst. Deze goedkeuring garandeert dat onze software voldoet aan alle rapportagenormen en wettelijke vereisten in Nederland, waardoor bedrijven het volste vertrouwen hebben in hun salarisadministratie. Met Mercans kan je er zeker van zijn dat je salarisadministratie volledig in overeenstemming is met de Nederlandse belastingwetgeving. Bovendien is Mercans payroll-software gecertificeerd om te voldoen aan de eisen van de belangrijkste Nederlandse autoriteiten, waaronder de belastingdienst, Sociale Verzekeringsbank (SVB) en UWV.
Waarom kiezen voor Mercans
- Geïntegreerd SaaS- en payroll-platform
- Vertrouwd door Fortune Global 500 en multinationals
- Beheer alle soorten dienstverbanden - werknemers, freelancers, aannemers, expats
- Meer dan 100 inkomende en uitgaande integraties zijn vandaag beschikbaar
- Geschikt voor ondernemingen
- AVG-gecertificeerd, compatibel met SOC 1 en SOC 2
- Ondersteunt meerdere valuta's
- ISO 20000 en ISO 27001 gecertificeerd
- Wereldwijde aanwezigheid en payrollmogelijkheden in meerdere landen
- Voldoet aan OWASP ASVS 3.0
Payroll-softwaremodules
Mercans payroll-software biedt managers en werknemers een krachtig en intuïtief online portaal dat is ontworpen om je HR- en salarisadministratie te stroomlijnen en verbeteren.
Onze geavanceerde softwaremodules zijn uitgerust met geavanceerde functies om efficiëntie, naleving en een superieure gebruikerservaring te waarborgen. Meer informatie vind je hier:
Manager selfservice
Stelt managers in staat om HR-taken, zoals goedkeuringen, het bijhouden van prestaties en personeelsbeheer, rechtstreeks vanaf het platform af te handelen.
Werknemer selfservice
Biedt werknemers directe toegang tot hun persoonlijke gegevens, salarisgegevens en andere HR-bronnen, wat de transparantie en het gemak ten goede komt.
Werknemer helpdesk
Biedt een gecentraliseerd ondersteuningssysteem voor werknemers voor vragen over salarisadministratie en HR, zodat deze snel kunnen worden opgelost en de tevredenheid toeneemt.
Gegevensuitwisseling
Maakt naadloze integratie met andere systemen en platforms mogelijk door robuuste mogelijkheden voor gegevensuitwisseling, waardoor gegevensbeheer wordt gestroomlijnd en fouten worden verminderd.
eDrive en workflows
Automatiseert en stroomlijnt HR-processen met configureerbare workflows en documentbeheer, waardoor de efficiëntie en naleving worden verbeterd.
Tijdregistratie en aanwezigheid
Houdt werkuren, aanwezigheid en productiviteit van werknemers nauwkeurig bij en kan naadloos met salarisberekeningen worden geïntegreerd.
Verlofbeheer
Beheert verschillende soorten verlof van werknemers, waaronder vakantie, ziekteverlof en andere afwezigheden, met geautomatiseerde goedkeuringsworkflows en nauwkeurige tracering.
Leningen en uitgaven
Behandelt leningen en onkostendeclaraties van werknemers, zorgt voor een nauwkeurige verwerking en integratie met de salarisadministratie voor naadloos financieel beheer.
Kenmerken van payroll-software in Nederland
Collectieve Arbeidsovereenkomsten (CAO’s) – Collectieve Arbeidsovereenkomst
Onze payroll-software bevat voorbeelden van arbeidscontracten die voldoen aan de Nederlandse wetgeving en diverse branchespecifieke vereisten. Deze contracten hebben betrekking op zowel standaard- als maatwerkovereenkomsten en weerspiegelen de arbeidsvoorwaarden volgens de lokale regelgeving.
SEPA-betalingen
De SEPA-functie in Mercans Payroll Manager zorgt voor een naadloos SEPA-conversieproces voor gebruikers. De software voert online conversies uit van banksorteercodes en rekeningnummers naar SEPA-conforme BIC’s en IBAN’s.
Mercans payroll-software voor Nederland ondersteunt de verwerking van betalingen volgens de SEPA-indelingen en -standaarden (Single Euro Payment Area). Je hebt twee mogelijkheden:
Option1
Stuur gegenereerde SEPA-betalingsgegevens van Mercans payroll-software naar Mercans Gateway. De Financial Gateway handelt dan de verzending van betalingen naar banken en zorgt ervoor dat de SEPA-regels en -standaarden worden nageleefd.
Option2
Bereid salaris- en loonbelastingbetalingen voor en verwerk ze rechtstreeks via je bank vanuit Mercans, zonder dat je een SEPA-bestand hoeft te downloaden
Mercans faciliteert beide opties om te voldoen aan je behoeften op het gebied van betalingsverwerking.
Rapportage in real-time (RTV)
Mercans payroll-software zorgt voor nauwkeurige en tijdige indiening van salarisgegevens bij de belastingdienst. Het ondersteunt het genereren van loonstroken met configureerbare opties voor aanpassingen met terugwerkende kracht en speciale loonruns. De software genereert ook Salary Audit-bestanden (XAS), beter bekend als XML Audit File Salaris, voor communicatie met de belastingdienst.
Berekening van inkomsten en aftrekposten
- Inkomsten: Met Global Payroll voor Nederland kun je verschillende soorten inkomsten definiëren en beheren. Dit omvat componenten van het basissalaris, zoals salarissen en vakantietoeslagen; reguliere inkomsten, waaronder vergoedingen voor woon-werkverkeer en ploegendienst; en incidentele inkomsten, zoals 13e maandsalarissen, bonussen en overwerk.
- Aftrekposten: De software ondersteunt ook het definiëren en de verwerking van verschillende soorten aftrekposten. Reguliere inhoudingen omvatten private ziektekostenverzekeringen en spaarplannen, terwijl incidentele inhoudingen salarisvoorschotten, leningen en derdenbeslag omvatten.
Belastingen
Belastingberekening voor regelmatige en onregelmatige betalingen
Regelmatige betalingen omvatten basissalarissen, uurlonen en overuren. Onregelmatige betalingen zijn onder andere bonussen, commissies, betalingen met terugwerkende kracht, ontslagvergoedingen en uitkeringen bij ziekte.
30%-regeling | Specifieke berekeningen en rapportage
Onze salarissoftware ondersteunt de 30%-regeling en zorgt voor nauwkeurige berekeningen en naleving voor expatmedewerkers.
Voordeelregel
Het systeem zorgt ervoor dat het laagste van toepassing zijnde belastingtarief wordt toegepast wanneer een werknemer zowel regelmatige als onregelmatige inkomsten en inhoudingen heeft. Als de voordeelregel wordt gebruikt voor de berekening, verschijnt er een melding op de loonstrook dat deze regel is toegepast.
Loonaangiften
In Nederland is loonaangifte essentieel voor werkgevers om loongegevens door te geven aan de belastingdienst. Dit omvat werknemersgegevens, belastinggegevens en sociale premies, allemaal ingediend in XML-formaat. De payroll-software automatiseert berekeningen, genereert rapporten die aan de regels voldoen, maakt elektronische indiening mogelijk, spoort fouten op en beheert retourberichten. De payroll-software van Mercans vereenvoudigt dit proces en zorgt voor nauwkeurige belasting- en socialezekerheidsaangiften, naleving van regelgeving en naadloze integratie met de Nederlandse belastingdienst.
Aangifte loonbelasting
Mercans payroll-software voor Nederland automatiseert het aangifteproces voor de loonbelasting en zorgt ervoor dat je voldoet aan de verplichting om maandelijks of elke vier weken aangifte te doen, afhankelijk van het aantal werknemers. Deze software vereenvoudigt en stroomlijnt het archiveringsproces, waardoor het eenvoudiger wordt om nauwkeurig en op tijd aan de wettelijke vereisten te voldoen.
Mercans Global payroll-software voor Nederland beheert en verwerkt verschillende aspecten van de sociale zekerheid. Dit omvat
Sociale verzekeringsbijdragen
Berekening van verplichte premies, waaronder die voor de Ziektewet (ZW), Arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO), Werkloosheidsverzekering (WW) en Zorgverzekeringswet (ZVW).
Extra premies
Beheer van extra premies zoals pensioenpremies, pre-pensioenpremies (Pensioenpremie en vut-premie) en dekking voor hiaten in de sociale verzekeringen (ANW en WAO-hiaat).
Bijdrage instellen
onfiguratie van zowel de werknemers- als werkgeversbijdragen voor sociale verzekeringen en aanvullende premies volgens verschillende vestigingen.
Berekening VCR-methode
Toepassing van de Voortschrijdend Cumulatief Rekenen (VCR) -methode, in het bijzonder de Grondslagaanwasmethode, om nauwkeurige bijdrageberekeningen te garanderen.
Rapportage
Integratie van sociale premies in loonaangiften en het genereren van wettelijk vereiste rapporten en interfaces.
Mercans Global payroll-software voor Nederland biedt uitgebreide tools voor het beheer van verschillende soorten afwezigheden van werknemers
Soorten afwezigheid
Beheer van verschillende categorieën, waaronder vakantie, ziekte, zwangerschapsverlof, typisch Nederlands verzuim en verzuim onder de Wet Arbeid en Zorg.
Verlofsaldi
Bijhouden van verlofsaldi, zoals opgebouwde vakantiedagen en werktijdverkorting (ADV-dagen).
Monitoring van langdurige ziekte
Beheer van langdurige ziekten in overeenstemming met de Wet Poortwachter.
Bijhouden van arbeidsongeschiktheid
Monitoring en rapportage van arbeidsongeschiktheid van werknemers in het kader van de WAO.
Ziekmelding
Coördinatie met Nederlandse ARBO-dienstverleners voor ziektemelding en -beheer.
Berekening overuren
Ons systeem berekent overuren op basis van de formule Eenheid * Tarief * Percentage. Eenheid staat voor extra gewerkte uren, het tarief is het uurloon van de werknemer uit de vorige periode en het percentage geeft de overwerkpercentages weer, zoals 100%, 125%, 150% of 200%.
Bankintegratie
Global Payroll voor Nederland kan naadloos met grote Nederlandse banken worden geïntegreerd, waaronder ABN AMRO, ING, Rabobank en Triodos Bank. Deze integratie zorgt voor een veilige, efficiënte salarisverwerking door de gegevensinvoer te automatiseren en fouten tot een minimum te beperken.
Betalingsbestanden
De software genereert en slaat de benodigde betalingsbestanden op, in formaten die worden vereist door de belastingdienst en Nederlandse banken. Dit omvat bestanden voor SEPA-overschrijvingen, loonbelastingbetalingen, pensioenbijdragen, ziektekostenpremies en andere inhoudingen en uitkeringen.
Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden (MKSA)
Ondersteunt het MKSA-systeem, zodat werknemers hun voordeelpakketten aan hun voorkeuren kunnen aanpassen.
Pensioenaanlevering
Verzorgt de pensioenaanlevering voor verschillende aanbieders, waaronder PLO / OLP, APG, SPOV, TKP, UPA, PGGM, BeFrank, AZL, PGB en NN, en zorgt voor een accurate en tijdige verwerking van de pensioenen.
Payroll workflows
Stroomlijnt salarisprocessen met geautomatiseerde workflows die zijn afgestemd op de behoeften van Nederlandse bedrijven, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid toenemen.
Sociale zekerheid
Mercans Global payroll-software voor Nederland beheert en verwerkt verschillende aspecten van de sociale zekerheid. Dit omvat
Afwezigheidsbeheer
Mercans Global payroll-software voor Nederland biedt uitgebreide tools voor het beheer van verschillende soorten afwezigheden van werknemers
Overwerk, bank en betaling
Payroll implementatie
Het standaard payroll implementatieproces van Mercans voor Nederland is ontworpen om een soepele overgang naar ons payroll-systeem te waarborgen. Dit proces wordt aangepast aan de specifieke behoeften van elke klant, waarbij tijdlijnen en resultaten variëren op basis van complexiteit, beschikbaarheid van gegevens en het aantal benodigde parallelle runs. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste stappen in ons implementatieproces.
Planning van de implementatie
Wijs bronnen toe en definieer rollen voor het project. Houd een startbijeenkomst om de doelstellingen te schetsen en de reikwijdte te bevestigen. Ontwikkel een gedetailleerde implementatiekalender en -plan. Zorg voor een welkomstpakket dat projectgegevens en contactpersonen bevat. Plan wekelijkse updategesprekken of e-mails om de voortgang te controleren. Verkrijg goedkeuring voor de projectomvang.
Vereisten verzamelen
Houd workshops om de behoeften van klanten te begrijpen en documenteer ze. Voltooi business blueprinting om de vereisten te detailleren en een analyse van de hiaten uit te voeren. Definieer en documenteer alle aanpassingen die nodig zijn. Verkrijg goedkeuring voor de vereisten om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de verwachtingen van de klant. Stel een uitgebreide lijst op van payroll-specifieke vereisten.
Systeemconfiguratie
Stel configuraties in die zijn afgestemd op de versie van het payroll-systeem en de Nederlandse vereisten. Pas de catalogi met salaristypen aan voor relevante looncomponenten. Configureer gegevenswoordenboeken en benodigde interfaces voor gegevensintegratie. Pas de rapporten aan zodat ze voldoen aan de Nederlandse wettelijke normen. Stel de functies Employee Self-Service (ESS) en Manager Self-Service (MSS) in.
Gegevensmigratie
Migreer mastergegevens van werknemers en payroll en bevestig de juistheid ervan. Laat de gemigreerde gegevens aftekenen om de juistheid ervan te garanderen. Controleer de integriteit en volledigheid van de gegevens voordat je verder gaat met de volgende stappen.
Test payroll run
Voer simulaties van payrolls uit om systeemconfiguraties te valideren en voer parallelle runs uit met bestaande systemen. Voltooi testruns om de nauwkeurigheid te bevestigen en voer end-to-end tests uit. Voer gebruikersacceptatietests (UAT) uit en pak eventuele problemen aan.
Overgang en ondertekening payroll-beheer
Ontwikkel een overgangsplan voor de overstap naar live payroll en bied gebruikers training aan. Implementeer een hypercare-plan voor ondersteuning na het live gaan en een escalatieplan voor kritieke problemen. Maak een noodplan voor mogelijke onderbrekingen en vul een go-live checklist in voor de uiteindelijke goedkeuring.
Payroll integratie
Mercans Global onderscheidt zich door haar uitgebreide bereik en robuuste integratiemogelijkheden. Mercans is actief in 160 landen en is nauw verbonden met belastingautoriteiten over de hele wereld, zodat naleving en operationele efficiëntie naadloos op elkaar aansluiten.
Erkende, vertrouwde bronnen
Belastingdienst
De integratiecapaciteiten van Mercans worden onderstreept door een reeks certificeringen en audits die de toewijding aan wereldwijde normen en beste praktijken weerspiegelen:
Integratie met HCM / HRMS / Workforce beheerplatforms
De payroll-software van Mercans kan naadloos met de meeste HCM- en payroll-softwarepakketten worden geïntegreerd, waardoor een eenduidige ervaring ontstaat tussen HR-administratie en salarisverwerking. Via de Employee Self Service (ESS) -functie kunnen werknemers direct hun payroll-taken afhandelen, zoals het indienen van gewerkte uren of declaraties. Na goedkeuring worden deze boekingen direct verwerkt in het payroll -systeem. Deze efficiënte integratie vermindert fouten en verhoogt de productiviteit voor zowel werknemers als HR-administrators aanzienlijk.
Aangepaste API-integratie
Mercans biedt API-integraties op maat aan voor diverse branches, waaronder horeca, catering, themaparken, transport, sport, bouw, gezondheidszorg, evenementen, promotionele sectoren, glastuinbouw en verse producten.
Xero-integratie
Integreer Mercans payroll met Xero om gegevens direct te synchroniseren, HR-taken te automatiseren en processen te stroomlijnen. Bespaar tijd, verminder fouten en richt je meer op de groei van je bedrijf.
Payroll-rapporten - Standaard, wettelijk en eindejaarsrapporten
De payroll-software van Mercans is uitgerust om een uitgebreide reeks rapporten te genereren, zodat je voldoet aan zowel de standaard- als de wettelijke vereisten. Deze rapporten zorgen voor transparantie, nauwkeurigheid en eenvoudige integratie met financiële en regelgevende systemen.
Mercans standaardrapporten
| Rapport | Beschrijving |
|---|---|
| Bruto naar netto rapport | Gedetailleerde weergave van alle betalingen en inhoudingen per werknemer, met een uitsplitsing van bruto- naar nettoloon. |
| Loonstroken | Genereert individuele loonstroken in PDF-formaat voor elke werknemer, met alle loongegevens. |
| Individueel variatierapport | Vergelijkt nettobetalingen per werknemer tussen de huidige en vorige maanden en markeert afwijkingen. |
| Bankbestand | Produceert een bankbestand dat is geformatteerd volgens de specificaties van de klant of bank voor betalingsverwerking. |
| GL Financieringsdossier | Biedt een financieel bestand in de hrX Exchange standaardindeling voor integratie met financiële systemen. |
| Betalingsrapport | Schetst de betalingsgegevens van werknemers, inclusief nettoloon, zodat de betaling van het salaris transparant is. |
Wettelijke standaardrapporten
| Rapport | Lokale naam | Frequentie | Beschrijving |
|---|---|---|---|
| Wettelijke deponeringen | Loonaangifte | Payroll | Rapport voor wettelijke loonaangiften. |
| Pensioenaangiften | Pensioenaangifte | Maandelijks | Rapport voor maandelijkse pensioenbijdragen. |
| Extra werkloosheidsuitkering | PAWW | Maandelijks | Meld je aan voor aanvullende werkloosheidsuitkeringen. |
| Loonstaat | Loonstaat | Payroll | Statutaire salarisdocumentatie. |
Half-wettelijke rapporten
| Rapport | Lokale naam | Frequentie | Beschrijving |
|---|---|---|---|
| Verzamelloonstaat | Verzamelloonstaat | Payroll | Cumulatieve verzamelloonstaat voor audits en beoordelingen. |
| Cumulatieve Verzamelloonstaat | Cumulatieve Verzamelloonstaat | Payroll | Vat loongegevens cumulatief samen over een bepaalde periode. |
| SSC Cumulatieve verzamelloonstaat | Premieloonstaat | Payroll | Informatie over socialezekerheidsbijdragen. |
| Cumulatieve Premieloonstaat | Cumulatieve Premieloonstaat | Payroll | Geeft een overzicht van de socialezekerheidsbijdragen over een periode. |
Jaarverslagen
| Rapport | Lokale naam | Frequentie | Beschrijving |
|---|---|---|---|
| Jaarlijkse winst- en verliesrekening | Jaaropgave Werknemer | Eénmaal per jaar | Vat de totale inkomsten en aftrekposten samen voor de belastingaangifte. |
Deze gedetailleerde rapporten zijn ontworpen om te voldoen aan alle wettelijke en regelgevende vereisten, zodat je het payroll-management efficiënt kunt beheren en nauwkeurig kunt naleven.
Voordelen van payroll-software
Mercans biedt een krachtige payroll-oplossing die de salarisadministratie en HR-processen optimaliseert. Lees hier hoe onze software jouw organisatie ten goede komt:
Geen externe afhankelijkheid
Beheer je payroll rechtstreeks via onze applicatie, zodat je geen externe verwerkers nodig hebt.
Geïntegreerd HR- en verlofbeheer
Verwerk payroll, HR-taken en verlofaanvragen binnen één platform, waardoor administratieve taken eenvoudiger worden.
Minder handmatig werk
Automatiseer routinetaken om fouten te minimaliseren en een accurate salarisverwerking te waarborgen.
Aanpasbaar
Personaliseer meer dan 150 workflows om te voldoen aan je specifieke bedrijfsbehoeften en verhoog zo de efficiëntie.
Tijdsbesparing
Met de tijd die je bespaart door automatisering kun je je richten op meer strategische activiteiten.
Naadloze integratie
Maak moeiteloos verbinding met systemen en toonaangevende HR-platforms zoals SAP Success Factors, Workday en Oracle voor een uniforme workflow.
Gecentraliseerd gegevensbeheer
Consolideer personeelsgegevens op één plek voor eenvoudige toegang, updates en analyses.
Toegang voor werknemer
Geef werknemers 24/7 toegang tot hun persoonlijke bestanden.
De payroll-software van Mercans biedt een uitgebreide, veilige en gebruiksvriendelijke oplossing die salarisprocessen stroomlijnt en je in staat stelt je te concentreren op je meest waardevolle bezit: je mensen.
24/7 toegang
Altijd en overal toegang tot payroll-gegevens.
Transparante prijzen
Profiteer van een vast maandelijks bedrag plus een toeslag per medewerker zonder verborgen kosten.
Toegewijde ondersteuning
Krijg deskundige hulp en advies om de voordelen van de software te maximaliseren.
Veilig gegevensbeheer
Zorg voor gegevensbescherming en -integriteit met veilige online verwerking en zelf beheerde back-ups.
Gewaarborgde naleving
Blijf compliant met de nieuwste fiscale en arbeidsregelgeving door middel van voortdurende updates.
De payroll-software van Mercans biedt een uitgebreide, veilige en gebruiksvriendelijke oplossing die salarisprocessen stroomlijnt en je in staat stelt je te concentreren op je meest waardevolle bezit: je mensen.
Gestroomlijnde salarisverwerking
Extra belangrijke functies
De payroll-software van Mercans biedt een uitgebreide, veilige en gebruiksvriendelijke oplossing die salarisprocessen stroomlijnt en je in staat stelt je te concentreren op je meest waardevolle bezit: je mensen.
This content was prepared for informational purposes only. As local laws & regulations keep on changing, please consult your tax & legal advisors.
Vraag een demo aan
Ons team maakt je wegwijs in onze krachtige payroll-oplossingen en laat je zien hoe we onze diensten kunnen afstemmen op jouw behoeften.